Этикет при переписке Этикет при переписке

Слово дано человеку не для самоудовлетворения, а для воплощения и передачи той мысли, того чувства, той доли истины и вдохновения, которым он обладает, — другим людям. /В. Короленко/

Эпистолярный жанр

Эпистолярный жанр (от греч. epistole — письмо, послание) — текст в форме письма, открытки, телеграммы, который посылается адресату для сообщения определённых сведений.

В течение многих столетий письма были единственной формой опосредованного общения. Они позволяли поддерживать контакты с людьми на расстоянии, передавать и сохранять информацию, обмениваться новостями и рассказывать о своих чувствах. Письма были очень важной частью жизни людей, поэтому неудивительно, что эта форма письменного общения превратилась в литературный жанр.

Эпистолярный жанр в настоящее время отмирает, вытесненный современными ритмами, темпами, телефонами, мессенджерами. Но тем не менее мы не перестаём удивляться и восхищаться, перечитывая письма Пушкина, Толстого, Чехова. Нас привлекает их форма, содержание и само по себе оформление — чёткое, выверенное, аккуратное, в котором чувствуется уважение к адресату.

Сейчас бумажные письма кажутся пережитком советского прошлого: люди получают их только от налоговой или со штрафами из ГАИ, да и их уже переводят в электронный формат. Но представьте, если в вашем почтовом ящике вы заметите не только квитанцию за коммунальные услуги, но еще и яркий конверт с марками. А внутри него — настоящее «живое» письмо, написанное от руки.

Сегодня для кого-то переписка бумажными письмами может быть хобби, которое позволяет общаться с другими людьми, не используя электронные средства коммуникации. Почтовую переписку нельзя назвать дешевым хобби, так как только тарифы на отправку конвертов (особенно за границу) дорожают несколько раз в год.

Некоторые преимущества такой переписки:

Вдумчивое чтение и написание. В бумажные письма вкладывают душу, поэтому в них не получается использовать дежурные фразы.
Психологическая разгрузка. Например, человек, которого не видели в реальной жизни, не осудит за ошибки и не передаст услышанное третьим лицам.
Эстетичность. Любители почтовой переписки могут сопровождать письма маленькими презентами, разрисовывать конверты, или оформить что-то в стиле «скрапбукинг».

К тому же, ведение классической переписки — это один из лучших способов развития речи. Ведь письмо всегда читается внимательно, поэтому пишущему приходится подолгу задумываться о правописании, об использовании слов в предложении. Человек учится отсекать лишнее, по ходу чтения улавливает ошибки, чтобы наиболее доходчиво донести свои мысли до собеседника.

Кто способен подарить кусочек своего душевного тепла, кому не мешает отсутствие времени и подходящих условий — тот просто берут ручку и лист бумаги, а фантазия превращает все это в маленькое произведение рук и сердца.

…Мне бы хотелось склеить все свои открытки однажды, одну с другой, чтобы получилась лента длиною в километры, которая развевалась бы на ветру, словно знамя во славу дружбы, соединяя всех, кто готов взять в руки ручку, написать пару строк на обороте почтовой карточки и послать её тому, кто её действительно ждёт. /Жан-Доминик Боби/

И наверное кто-то немножко скучает по тому времени, когда не было электронной почты, телефонов и поговорить можно было только так — словами на бумаге.

По своему назначению переписка, как любая другая документация, подразделяется на официальную и личную. Личная переписка – это переписка между физическими лицами вне сферы их служебных (официальных) отношений (дружеские, любовные и другие послания). Письма с пометкой “Лично”, поступающие в организации на имя конкретных работников, также относятся к личной, а не к официальной переписке, что определяет особый порядок обработки этих документов.

Деловая переписка

Деловые письма – самый распространенный вид документов предприятия (организации, учреждения), используемых для нужд переписки по весьма широкому кругу вопросов.

Основная цель деловой переписки — это добиться от получателя выполнения конкретной задачи. Умение вести деловую переписку поможет поднять репутацию сотрудника в коллективе. Деловая переписка требует безупречного оформления, соответствия стандартам делопроизводства, и, что самое важное, четкого, конкретного изложения мысли.

Деловая переписка ведется посредством почтовой связи и электросвязи. Почтовой связью пересылаются письма и почтовые карточки. С помощью средств электросвязи осуществляется телефонная, телеграфная, факсимильная связь, передаются сообщения компьютерной электронной почты.

Деловые письма делятся на несколько видов. Рассмотрим некоторые из них.

Сопроводительное письмо — это письмо, предназначенное для сопровождения прилагаемых к нему документов (материалов). Включает в себя сообщение об отправке соответствующих документов (материалов), а также их перечень с указанием их точных характеристик (названия, количества страниц и т. п.).
Оферта — это предложение заключить договор на заранее определённых условиях. Условия конкретно прописаны в самой оферте — их можно принять или не принять, но изменить нельзя.
Рекламация — это обращение клиента к поставщику или производителю с жалобой на товар или услугу, которые не соответствуют заявленным при реализации характеристикам и стандартам качества.
Гарантийное письмо — это официальный документ, который подтверждает обязательства одной стороны перед другой. Чаще всего речь идёт о выполнении условий договора или предоставлении определённых услуг.
Приглашение — это деловое письмо предназначено для того, чтобы известить адресата о том или ином торжественном или деловом мероприятии и пригласить его к участию в нем.
Поздравление — это приветствие по какому-либо радостному и приятному случаю. Вежливое выражение собственной радости и симпатии к адресату по поводу радостного для него события.
Благодарность — это чувство признательности за сделанное добро, оказанное внимание, услугу. Это осознание того, что что-то или кто-то повлияло на жизнь положительным образом, что порождает желание выразить признательность.
Сообщение — это наименьший элемент языка, имеющий идею или смысл, пригодный для общения.
Напоминание — это извещение, уведомление, обращённое к кому-либо с целью освежить в чьей-либо памяти что-либо, заставить вспомнить о ком-либо или чём-либо.

В структуру делового письма входит:

Данные адресата и дата создания.
E-mail получателя (конкретный сотрудник или отдел).
Вступление, которое содержит обращение.
Основной текст, который состоит из двух частей. В первой излагаются причины или цель письма, во второй — выводы, предложения, требования.
Отсылка на вложение (например, документ или таблица).
Заключение, написанное в уважительной форме.
Подпись адресанта с указанием телефонного номера.

Для оформления деловых писем существует стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, в котором отражены основные требования к содержанию документов. Некоторые правила из стандарта:

Используйте шрифты Arial №12 или 13, Times New Roman №13 или 14.
Выравнивание заголовков — по центру или левому краю. Текста — по ширине.
В заголовке указывается название и содержание письма.
Инициалы получателя пишутся после фамилии, в подписи — перед ней.
Название фирмы прописывается в именительном падеже, человека — в дательном.

Личная переписка

Личная переписка — это свободное самовыражение, где допустимы эмоции, сленг и даже орфографические ошибки не всегда критичны.

Личная переписка — это не просто обмен сообщениями, а процесс установления и поддержания отношений. Это может быть общение с друзьями, семьей, коллегами или даже незнакомыми людьми, с которыми мы хотим наладить контакт. Личная переписка может быть формальной или неформальной, деловой или личной, но всегда несет в себе отпечаток индивидуальности и личного отношения.

Правила этикета при переписке

Рассмотрим некоторые нормы этикета при письменном общении:

Бумага и конверт. Особое внимание нужно обращать на бумагу и конверт. Желательно, чтобы бумага была белой, достаточно плотной, ровной, а конверт — не просвечивающимся, по качеству соответствующим бумаге. Если же конверт настолько тонок, что виден текст письма, то письмо следует предварительно вложить ещё в один лист бумаги. Если в письме несколько страниц, то проследите за тем, чтобы конверт был достаточно велик и все страницы были пронумерованы. Лист складывается так, чтобы текст был внутри. Следовательно, писать письма надо на одной стороне листа. Даже если письмо короткое, состоит из нескольких предложений, всё равно используйте целый лист, а не часть его. За неимением белой нелинованной бумаги часто пользуются обыкновенными ученическими тетрадями. В этом случае края желательно подровнять ножницами, чтобы лист не был неряшливым.
Открытки. Что касается художественных открыток, то они предназначены для поздравления или краткого сообщения. По возможности открытки тоже запечатываются в конверт, тем более если текст содержит информацию личного характера.
Адрес. Адрес должен быть точным и написан чётким почерком. Указываются почтовый индекс, город, улица, номер дома и квартиры и фамилия с инициалами. За рубежом адрес пишется иначе, и это надо учитывать: сначала имя, затем улица и дом, в конце — название населённого пункта. Обязательно указывайте обратный адрес. Это необходимо не только для того, чтобы письмо могли вернуть в случае отсутствия адресата, но и для того, чтобы ваш адресат не тратил время на поиски вашего адреса.
Почерк. Если вы пишете письмо от руки, то почерк должен быть разборчивым, аккуратным, исключающим неправильное прочтение слов. Если же текст напечатан, то подписать его надо от руки.
Любое письмо — как личное, так и деловое — должно начинаться с даты. Ставя её, помните, что правила хорошего тона требуют, чтобы на полученное письмо отвечали в среднем через пять дней после его получения.
Ширина полей с левого края должна быть около двух сантиметров. Не забывайте, что ваш адресат может хранить письма и подшивать их.
Письмо начинается с приветствия и персонального обращения к адресату. Форма общения должна отражать служебное положение адресата, его личные заслуги и сферу деятельности. В личных письмах обращения диктуются этическими нормами и, конечно же, тем, как вы привыкли называть ваших друзей или членов семьи.
Вежливость и доброжелательность. Манера изложения текста должна быть уважительной и доброжелательной.
Нейтральность тона. В письме не должны проявляться ярко выраженные эмоции.
Аккуратность при отправке писем, содержащих чувствительную информацию. Не следует использовать слова и выражения, способные оскорбить других лиц.
Лаконичность письма. В нём не должно быть пространственных рассуждений и абстрактных отступлений.
Приглашение. Если вы решили пригласить кого-либо на торжество или пишите благодарственное письмо, или поздравляете со знаменательной датой — пишите только от руки, это придаёт посланию особую теплоту, доверительность.
Использование формул вежливости. Для завершения письма целесообразно использовать фразы типа «С наилучшими пожеланиями», «С уважением», «С искренним почтением».
Проверка орфографии и пунктуации. Перед отправкой письма нужно убедиться, что в нём нет грамматических ошибок.
Уважение личных данных других. Не следует пересылать полученную информацию без предварительного разрешения её отправителя.
Письма, адресованные не вам или попавшие к вам по ошибке, читать нельзя. Так же нельзя без разрешения писавшего давать полученное вами письмо другим людям. Родители, перехватывающие и читающие письма своих детей, рискуют испортить свои с ними отношения. Переписка — личное дело тех, кто её ведёт.
На анонимные письма реагировать не принято, их сразу выбрасывают. Не стоит и самим отправлять письмо без подписи — с ним поступят точно так же.
Если вы хотите поблагодарить за оказанное гостеприимство, то такое письмо обычно пишут через неделю после прощания.
Поздравительные письма надо отправлять с учётом, чтобы они пришли ко дню праздника. Если же вы поздравляете с событием, о котором ранее вам не было известно (например, с бракосочетанием или рождением ребёнка), то в этом случае принято писать не позднее чем через неделю после того, как вы узнали о событии. Это же правило (но со сроком до десяти дней) распространяется и на письма, в которых вы выражаете соболезнования. Такие письма должны быть краткими и лишенными банальностей. На них вам могут и не отвечать, на это не стоит обижаться.
Если возникает необходимость что-либо добавить к письму, то делают приписку (посткриптум) после подписи. Затем, после приписки, ставят инициалы или ещё раз подпись.
Если известны фамилия, имя и отчество адресата, тогда следует использовать их в деловом письме. При этом в начале письма не забываем слово «уважаемый» и о формуле вежливости «с уважением» в конце письма.
Помните, что «то, что написано пером, не вырубишь топором».

Сетевой этикет

Сетевой этикет (сетикет или «нетикет», от англ. «netiquette») — система правил и рекомендаций для взаимодействия людей в онлайне. Предназначение — такое же, как у этикета в реальной жизни: сделать взаимодействие между людьми безопасным, эффективным и не вредящим всем участникам процесса.

Сетевой этикет не является набором юридически обязательных правил, а представляет собой рекомендуемые правила этикета. Он используется, в основном, для общения с незнакомыми людьми в интернете. Правила сетевого этикета в значительной степени зависят от сообщества и его участников. Как правило, сетевой этикет определяет администратор веб-сайта или приложения для общения. В его обязанности также входит контроль соблюдения основных правил этикета и наказание за их нарушение.

Общие правила:

Будьте вежливы. Начните разговор с приветствия и обращения к собеседнику.
Избегайте грубости, оскорблений и унизительных комментариев. Помните, что за экраном находятся реальные люди, имеющие свои чувства и права. Помните, что за оскорбления в интернете могут привлечь к ответственности.
Избегайте распространения ложных или заведомо неправильных данных. Помните, что ваши слова и действия могут иметь долгосрочные последствия.
Прежде чем отправить сообщение или комментарий, обдумайте его содержание и тон. Учтите, что написанное в интернете может быть воспринято по-разному. Избегайте использования капса (написания большими буквами), поскольку его можно интерпретировать как крик или агрессию.
Будьте бдительны при раскрытии личной информации в интернете. Избегайте предоставления конфиденциальных данных без необходимости. Оценивайте возможные риски и принимайте меры для защиты своей онлайн-приватности.
Обязательно перечитайте свои ответы и проверьте их на грамматику, орфографию и пунктуацию. Это особенно важно при составлении электронных или иных писем коллегам или руководству.
По возможности напишите человеку письмо — не звоните сразу. Собеседник ответит в удобное время. Сообщение в мессенджере некоторые воспринимают как вторжение в личные границы.
В интернет-переписке сложно понять интонацию собеседника, на выручку приходят эмодзи и смайлы. Но нагромождение эмодзи затрудняет чтение и понимание того, что вы хотите сказать.
Учитывайте разницу во времени и не ждите мгновенного ответа. Отправляйте сообщение в комфортное для человека время: с 9:00 до 19:00 при обсуждении деловых вопросов, с 9:00 до 21:00 — в личных переписках.
Не флеймите. Флейм — это словесная война. Перепалка, во время которой спорщики отклоняются от темы, оскорбляют друг друга и пытаются унизить друг друга, чтобы вызвать ответную реакцию. Не стоит поддаваться провокациям и самому провоцировать конфликты. Не делайте того, что может негативно на вас отразиться.
Будьте собой. Показывайте свои лучшие качества: дружелюбие, вежливость, профессионализм. Не указывайте другим на ошибки, старайтесь помочь. Общайтесь так же, как принято в реальной жизни. Никто не любит дураков, хамов, хвастунов, негативщиков — вот и не будьте таким.

Главные правила сетевого этикета — быть вежливым и уважительным к другим участникам, избегать грубости; соблюдать приватность, не распространять чужую личную информацию; быть осмотрительным с контентом, проверять его достоверность и избегать распространения дезинформации; уважать интеллектуальную собственность, не нарушать авторские права; аккуратно подбирать слова, избегать оскорблений и нецензурных выражений.

Переписка является важным инструментом коммуникации между людьми. Она позволяет поддерживать связь с людьми из любой точки мира, экономит время, позволяет легко переслать сообщение другим заинтересованным людям для принятия взвешенного решения и делает её незаменимым инструментом современной коммуникации.

Соблюдение этикета в переписке — это необходимый навык в современном мире. Это не просто формальность, а важный инструмент для построения успешных отношений как в личной, так и в профессиональной сфере.